BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Surat
merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari proses administrasi
dalam suatu instansi pemerintahan. Surat juga memiliki peranan penting
dalam penyampaian informasi yang tidak langsung, agar komunikasi melalui
surat dinilai efektif maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas
supaya penerima atau pembaca
tidak menimbulkan salah arti. Mengingat pentingnya surat dalam suatu
pemerintahan maka surat dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan
fungsi serta tujuan surat tersebut.
Surat
merupakan alat penyampaian yang sangat murah dan daya jangkau lebih
luas, surat juga sering dijadikan bukti hitam diatas putih dalam suatu
organisasi baik swasta maupun Negri. Untuk mencapai tujuan itu salah
satu yang
terpenting didalam mengelola surat yaitu dapat memudahkan temu balik
surat dalam pembuatan. Pembuatan surat pada dasarnya merupakan suatu
teknis atau cara pengaturan dan penyampaian informasi secara logis dan
sistematis.
Secara
garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila bahasa yang
digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku. Sesuai
dengan bahasa Indonesia, baik mengenai kata, ejaan, bentuk kata, maupun
kalimatnya, selain itu bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus
wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan dan
menarik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang sudah ada
dalam bahasa Indonesia.
Dalam
era informasi ini kegiatan administrasi semakin komplek disamping
berbagai macam peraturan yang ada dalam kehidupan sosial masyarakat yang
juga mempengaruhi perkembangan pengolahan surat. Kesadaran dan
perhatian terhadap surat yang secara informatif memberikan gambaran
mengenai proses administrasi tersebut tampaknya sudah banyak disadari
oleh berbagai instansi pemerintah. Oleh karena itu penciptaan,
penggunaan dan penyampaian surat merupakan hal yang menjadi perhatian
dibanyak kantor atau organisasi yang menjalankan sistem administrasi modern.
Berbagai cara sistem yang dibuat untuk mengontrol surat bukan hanya untuk mendukung kegiatan administrasi dan kewajiban, namun
juga surat telah dikelola secara efisien. Ditambah lagi dengan adanya
sedikit demi sedikit lingkungan kerja. Dari sistem perkantoran yang
jalan secara manual berubah menjadi sistem otomatis perkantoran yang
bergantung pada penggunaan komputer sebagai alat bantu manajemen.
Tak
terlewatkan untuk mendefinisikan apa yang dimaksud surat menyurat dan
komunikasi yang baik dan yang lebih penting, bagaimana melakukannya.
Semuanya bertujuan untuk memahami secara lebih baik bagaimana manusia
memahami dan bertukar gagasan. Dalam penulisan Tata Cara Surat Menyurat Dalam Instansi Pemerintah. Penulis memberikan syarat dengan cara tertentu yang anda harapkan agar bisa dipahami dalam menginformasikan suatu masalah.
1.2.Rumusan Masalah
1. Bagaimana tata cara pengolahan surat yang baik pada unit kerja suatu organisasi atau perusahaan dan instansi pemerintah?
2. Apakah kelebihan dan kekurangan surat?
1.3.Batasan Masalah
Batasan masalah yang menjadi bahasan dalam penulisan ini adalah bagaimana sistem pengolahan surat yang baik berdasarkan sistem tata cara surat menyurat dalam unit kerja.
1.4. Tujuan Penulisan
· Agar surat menyurat pada unit kerja dapat ditata secara sistematis sehingga dapat mempermudah dalam meningkatkan kinerja.
· Sebagai tambahan informasi yang diharapkan dan digunakan dalam proses pengolahan dan penyusunan surat disuatu unit kerja.
· Agar komukasi dalam unit kerja pemerintah maupun swasta berjalan dengan baik dalam menyelesaikan masalah.
· Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan tugas akhir dalam mencapai kelulusan mahasiswa.
1.5.Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan pada penulisan Tugas Akhir (TA) ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang Latar belakang, Rumusan masalah, Batasan masalah, Tujuan penulisan, Sistematika penulisan.
BAB II DASAR TEORI
Berisi
tentang dasar-dasar surat menyurat sebagai alat komunikasi dalam
lingkungan kerja dari berbagai pihak yang satu dengan pihak yang lain.
BAB III PEMBAHASAN
Berisi tentang pembahasan teori-teori yang diangkat penulis dalam penulisan Tugas Akhir (TA)
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan, Saran, Daftar Pustaka
BAB II
DASAR TEORI
2.1. PENGERTIAN SURAT
Surat
adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau
informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain,
baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah
organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-informasi ini dapat
beberapa permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dan sebagainya.
2.2. PENGERTIAN SURAT MENYURAT
Surat
menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus
menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan
dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini
disebut juga dengan istilah lainnya
yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat
secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya
hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan
surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu
membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
Seperti
telah dikatakan bahwa mengadakan hubungan dengan surat apalagi dalam
sebuah organisasi, instansi atau sebuah perusahaan untuk hal-hal yang
tertentu memerlukan persiapan-persiapan yang meliputi :
1. Persiapan pendiktean atau pengimlaan.
2. Penulisan steno dan pengetikannya.
3. Kertas-kertas dan alat-alat tulis.
4. Pengiriman surat.
5. Pengarsipan.
6. Pemakaian tenaga kerja manusia seperti juru tik, konseptor, ahli membuat surat dan sebagainya.
Dengan
demikian surat menyurat dalam sebuah organisasi mempunyai kaitan dengan
bidang-bidang kegiatan perkantoran lainnya yang menyangkut tata usaha.
Kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan surat adalah :
1. Surat menyurat/korespondensi yaitu bagaimana mengonsep surat yang baik, membuat surat yang baik dan juga memperbaiki surat.
2. Pengetikan/typing yaitu bagaimana mengetik konsep surat yang sebaik-baiknya, sehingga, menjadi surat yang siap untuk dikirimkan.
3. Pengurusan surat/mail handing yaitu bagaimana menangani surat-surat yang masuk dan keluar yang sebaik-baiknya dengan prosedur yang efektif dan efisien.
4. Kearsipan/fiking yaitu bagaimana menyimpan dan menemukan kembali surat atau warkat dengan cepat dan tepat setiap saat diperlukan menurut sistem tertentu.
Surat menyurat seperti pekerjaan perkantoran lainnya, merupakan tugas-tugas pokok organisasi, korespondensi atau surat
menyurat merupakan kegiatan staff atau servise staff, tetapi kegiatan
surat menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat organisasi. Dengan
demikian yang perlu mengerti surat adalah :
1. Seluruh pejabat atau pegawai baik dalam organisasi swasta, maupun instansi pemerintah maupun perusahaan.
2. Pejabat staff maupun pejabat lini terlibat dalam pemeriksaan surat, seperti surat-surat yang dikirimkan keluar Negeri dari suatu organisasi, konssepnya selalu dibuat oleh pejabat lini sesuai dengan tugasnya masing-masing.
3. Para pemimpin organisasi atau perusahaan dalam hal surat-surat tertentu, karena sesuatu alasan terpaksa membuat surat sendiri.
Sedangkan yang perlu menguasai surat adalah :
1. Koresponden, para ahli pembuat surat dalam berbagai bahasa dan memeriksa konsep-konsep surat.
2. Para konseptor, pembuat dan pengonsep surat.
3. Sekretaris, apakah dia sebagai sekretaris pejabat maupun sekretaris organisasi atau unit organisasi.
4. Juru tik, harus menguasai tehnik pengetikannya, terutama menguasai bentuk-bentuk surat.
2.2.1 TUJUAN PENULISAN SURAT.
Setiap
kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti
mempunyai tujuan, demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan
tertentu, diantaranya :
1. Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.
2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tanggap.
Pada umumnya, pengirim surat menginginkan dari pembaca surat adalah hal-hal sebagai berikut :
1. Pembaca atau penerima surat, percaya tentang hal atau masalah yang ditulis.
2. Pembaca mau menerima pandangan-pandangan, gagasan dan keputusan-keputusan dari pengirim.
3. Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.
4. Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim.
5. Pembaca memenuhi segala permintaan kita atau pengirim.
6. Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.
7. Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.
2.2.2. FUNGSI SURAT
1. Surat sebagai duta atau wakil atau utusan dari organisasi.
Surat merupakan duta, wakil secara tertulis dari organisasi atau instansi
ataupun perusahaan misalnya : perusahaan akan memesan barang, cukup
dengan menulis surat pesanan, untuk dikirim kepada perusahaan penjual
atau seorang pelamar kerja, cukup dengan melayangkan sebuah surat
lamaran kerja kepada sebuah perusahaan atau instansi.
Oleh
karena surat sebagai wakil tertulis, maka apa yang ingin disampaikan
pemesan barang atau pelamar kerja tersebut harus jelas, dapat dipahami,
mudah dimengerti oleh penerima surat, sehingga penerima surat memberikan
jawaban atau balasan sesuai dengan yang dikehendaki pengirim.
2. Surat sebagai alat pengingat, yaitu dimana surat-surat yang telah diterima harus disimpan atau diarsipkan pada arsip surat yang diterima, sehingga bila diperlukan atau ada sesuatu masalah yang diperlukan surat dapat dicari dan dibaca kembali.
3. Surat sebagai dokumen historis, dimana surat yang telah diarsipkan juga
dapat menjelaskan perkembangan-perkembangan masa lalu. Contoh neraca
perusahaan dapat menjelaskan rugi laba perusahaan, teks Proklamasi
Kemerdekaan Republik Indonesia dan sebagainya.
4. Jaminan keamanan, umpama surat keterangan jalan, ktp, dan sebagainya.
5. Sebagai pedoman atau pegangan untuk melaksanakan sesuatu, contoh surat keputusan, surat intruksi, surat perintah dan sebagainya.
6. Surat sebagai media komunikasi.
Sebagaimana kita ketahui bahwa setiap organisasi perlu mempunyai tujuan, untuk
mencapai tujuan tersebut organisasi harus mengadakan kerjasama, baik
antara sesama mereka dalam organisasi maupun dengan pihak luar.
Sedangkan untuk melaksanakan kerjasam harus ada komunikasi. Komunikasi
ini dapat dilakukan dengan lisan maupun tulisan, ataupun dengan
syarat-syarat, gambar-gambar yang dipancarkan pesawat televisi, radio, telegram dan sebagainya.
7. Surat
sebagai alat bukti tertulis. Dimana sipembuat surat ataupun orang-orang
yang terkait dapat membuktikan kebenarannya kepada pihak-pihak yang
memintanya, karena dalam surat telah diperinci dengan jelas setiap
permasalahannya. Contohnya surat perjanjian, kuitansi, dan sebagainya.
8. Surat
sebagai otak tata usaha yaitu dimana surat merupakan suatu kegiatan
yang memegang peranan penting dalam ketatausahaan, hampir semua kegiatan
ketatausahaan berkaitan dengan surat, mulai dari mencatat, menghimpun,
mengolah, memperbanyak, menyimpan dan mendistribusikan
informasi-informasi. Surat merupakan alat untuk memperlancar setiap
kegiatan dan setiap pekerjaan.
9. Surat sebagai barometer kemajuan kantor.
Surat dapat menjadi tolak ukur mundur majunya perusahaan, atau organisasi, bila organisasi atau perusahaan makin banyak menerima surat dan mengirimkan surat-surat berarti perusahaan atau organisasi tersebut maju, karena sering dan selalu mengadakan komunikasi secara terus menerus.
Cara
apapun yang digunakan dalam berkomunikasi ini tetap saja tujuannya
untuk menyampaikan informasi-informasi dari pengirim kepada penerima.
Dalam menyampaikan informasi ini, mungkin saja banyak gangguan-gangguan,
baik gangguan lingkungan, fisik, bahasa ataupun gangguan lainnya yang
timbul karena perbedaan latar belakang antara pengirim dengan penerima
informasi.
Karena adanya gangguan-gangguan tersebut, maka akibatnya terhadap proses komunikasi dapat berupa :
1. Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datang ditempat tujuan.
2. Informasi warta tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima.
3. Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan.
4. Informasi atau warta tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.
Dengan
demikian surat sebagai alat komunikasi dapat dianggap efektif, bila
informasi yang diasampaikan, sampai kepada tujuan yang diketahui.
2.3. BERDASARKAN SIFAT SURAT
Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :
1. Surat Pribadi
Surat
pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang
berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan
sebagainya.
2. Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
3. Surat Dinas Swasta
Surat
dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat
oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya
ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.
4. Surat Niaga
Surat
niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh
perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.
5. Surat Dinas Pemerintah
Surat
dinas pemerintah adalah surat-surat yang berisi yang masalah-masalah
administrasi pemerintah yang dibuat oleh instansi pemerintah.
2.3.1 BERDASARKANWUJUD SURAT
Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
1. Surat Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu
pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain
yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai
dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
Kartu pos biasanya dibuat dengan memakai kertas karton yang berukuran 15 cm x 10 cm. Kartu pos mempunyai dua bagian.
a. Bagian depan atau muka untuk menulis nama atau alamat pengirim serta penerima.
b. Bagian belakang untuk menulis berita-berita yang akan disampaikan.
Pada dasarnya kartu pos digunakan untuk kepentingan sebagai berikut :
a. Mengirimkan berita-berita yang singkat-singkat saja atau pendek.
b. Untuk berita-berita yang tidak mengandung rahasia, sehingga terbaca oleh orang lainpun tidak menjadi masalah.
c. Dikirimkan untuk masalah-masalah yang bersifat santai, seperti mengirim dan meminta lagi.
d. Bukan untuk keperluan dinas atau resmi.
e. Bukan untuk dikirimkan kepada orang tua, atau orang yang umurnya diatas pengirim.
2. Warkat Pos
Warkat
pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan
petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau
instansi lain yang telah diberi izin.
Warkat
pos dapat dilipat-lipat sehingga bagian lipatan bagian luar dapat
dipakai menulis nama dan alamat pengiriman serta penerima. Bagian
lipatan dalam untuk menulis berita-berita yang akan disampaikan, surat
dengan memakai warkat pos bertujuan :
a. Untuk surat bersifat keluarga.
b. Yang isinya berita yang panjang-panjang.
c. Yang bersifat rahasia keluarga.
d. Bukan untuk keperluan dinas atau bersifat resmi.
3. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop. Surat-surat yang memakai amplop sampul ini gunanya :
a. Untuk surat-surat yang isinya panjang, sebab itu dapat ditulis dalam beberapa lembar atau beberapa halaman.
b. Untuk surat-surat yang isinya dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang lain.
c. Untuk surat-surat resmi, surat dinas ataupun surat biasa.
d. Untuk menjaga kebersihan dan kerapihan.
e. Untuk menjaga sopan santun.
Pemakaian
sampul hendaknya disesuaikan dengan bentuk kertas supaya surat yang
memakai sampul kelihatan rapih. Pemakaian sampul hedaknya :
ð Sampul yang berbentuk panjang untuk kertas-kertas yang berukuran pokok.
ð Untuk sampul yang berbentuk persegi empat hendaknya digunakan kuarto.
ð Sampul yang berbentuk kecil digunakan kertas-kertas octavo.
4. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum
misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan
oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat
kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya. Biasanya surat-surat demikian
berisi antara lain :
a. Kritikan-kritikan terhadap sesuatu keadaan atau kejadian yang tidak menyenangkan.
b. Saran-saran dan pendapat-pendapat serta gagasan untuk sesuatu hal yang kurang baik atau tidak pantas.
c. Keluhan-keluhan tentang sesuatu pelayanan yang mengecewakan.
d. Ajakan, himbauan untuk berbuat sesuatu kebaikan atau menghindarkan sesuatu yang kurang baik.
Sedangkan
surat tertutup adalah surat-surat yang dikirimkan kepada alamat
tertentu dan isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain.
5. Memorandum dan Nota
Memorandum
adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas
yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam
lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Pada umumnya
memorandum digunakan dari atasan kepada bawahan, atau antara pejabat
yang sederajat kedudukannya, cara pembuatannya diketik atau tulisan
tangan. Memorandum dipergunakan untuk pemberitahuan, permintaan
informasi, memberi petunjuk atau memberi informasi.
Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi. Gunanya nota adalah :
ð Untuk meminta penjelasan
ð Untuk memberikan keputusan
ð Untuk peningkatan supaya isinya mendapat perhatian sepenuhnya.
6. Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram
mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan
cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari
jarak jauh. Ada dua macam cara penyampaiannya, yaitu :
ð Telegram yang pengirimannya melalui perum telekomunikasi (seperti morse, telek, dan teleprinter).
ð Surat
telegram atau surat kawat ialah surat yang ditulis dengan gaya bahasa
telegram tetapi pengirimannya dilakukan oleh kurir (utusan atau petugas
perusahaan atau instansi).
7. Surat Biasa
Surat
biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun
terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.
2.3.2. BERDASARKAN KEAMANAN ISINYA
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
1. Surat Sangat Rahasia
Adalah
surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan
keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga
bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan
masyarakat atau Bangsa dan Negara.
2. Surat Rahasia
Adalah surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.
3. Surat konfidensial
Adalah
surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh
diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang
bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan
mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang
karyawan yang korupsi.
sumur :Maryo Y.S, surat menyurat lengkap, edisi revisi aneka ilmu semarang